Kalkulacja ceny usługi szkoleniowej i wybór najlepszej oferty

Wielokrotnie zdarza się rozmawiać z potencjalnymi klientami naszych usług, którzy opowiadają, jakie to niskie ceny na oferty szkoleniowe otrzymują. Cena usługi szkoleniowej musi być dobrze skalkulowana, aby można było mówić o satysfakcjonującym zarobku. Z drugiej strony klienci muszą również zwracać uwagę na jakość świadczonej usługi, dlatego powinni w pierwszej kolejności porównać zakres ofert. Nie można przecież porównywać gruszek z jabłkami. Po upewnieniu się, iż mamy do czynienia z ofertami co najmniej zbliżonymi, porównujemy cenę. Tutaj również jest haczyk. Potencjalny zleceniobiorca powinien wyznaczyć kwotę najniższą, za którą jego zlecenie jest możliwe do zrealizowania. Po wyznaczeniu tej kwoty powinien odrzucić wszystkie oferty poniżej minimalnej kwoty gwarantującej wykonanie usługi na wystarczającym poziomie. Najlepszą ofertą powinna być oferta o najniższej cenie, ale powyżej kwoty gwarantującej należyte jej wykonanie. Koszty szkolenia najłatwiej jest przeliczać na jeden dzień szkoleniowy.

Koszty szkolenia

Na cenę usługi szkoleniowej składają się następujące koszty:

• Koszty ZUS - Tutaj sprawa niby jest prosta, bo kwota jest stała. Tak, zgadza się - stała kwota w ciągu miesiąca. Jeśli prowadzimy działalność szkoleniową w każdym dniu roboczym miesiąca, to sprawa prosta - kosztem ZUS w szkoleniu będzie kwota ZUS w danym miesiącu podzielona przez liczbę dni roboczych w tym miesiącu. Natomiast jeśli nie szkolimy każdego dnia, to musimy koszty ZUS miesięczne podzielić przez liczbę dni szkoleniowych. Początkujące firmy szkoleniowe o tym zapominają i wielkie zdziwienie jest na koniec miesiąca, że na ZUS nie starczyło.
• Koszty wynajmu biura - Podobna sytuacja jest z kosztem wynajmu biura. Wartość faktury w kwocie netto dzielimy przez liczbę dni szkoleniowych w danym miesiącu.
• Koszty sprzętu szkoleniowego - Koszty sprzętu szkoleniowego to kwota zakupu sprzętu szkoleniowego podzielona przez spodziewaną liczbę dni szkoleniowych, podczas których sprzętu używać będziemy. Jeśli zapomnimy o tym koszcie, to się okaże, że sprzęt się zużyje, a my nie będziemy mogli kupić kolejnego w jego miejsce.
• Koszty zużytych materiałów podczas szkolenia - Suma kosztów materiałów zużytych w każdym dniu szkoleniowym.
• Koszty dojazdu do klienta - Koszt przejechania przez nasz środek transportu dystansu pomiędzy biurem a lokalizacją realizacji usługi. Na ten koszt powinno się składać: miesięczny koszt amortyzacji pojazdu podzielony przez liczbę dni szkoleniowych w miesiącu lub miesięczny koszt leasingu pojazdu podzielony przez liczbę dni szkoleniowych, koszty zużytego paliwa oraz innych płynów eksploatacyjnych. Kosztem dojazdu do klienta również jest wartość pracy włożona w dojazd do klienta.
• Koszty wynajmu sali szkoleniowej w każdym dniu szkoleniowym.
• Koszty wykładowcy / instruktora - Kosztem wykładowcy / instruktora będzie iloczyn stawki godzinowej i czasu prowadzenia zajęć w danym dniu. Do tych kosztów doliczyć musimy koszty noclegu i wyżywienia w każdym dniu szkoleniowym.
• Koszty pracownicze wytworzenia dokumentacji szkolenia - Po pierwsze musimy oszacować czas potrzebny na przygotowanie szkolenia: dokumentacja, prezentacje, drukowanie zaświadczeń. Jeśli mamy pracownika etatowego, to jego koszty miesięczne dzielimy przez liczbę dni szkoleniowych.
• Koszty materiałowe dokumentacji szkolenia – Szacujemy, ile materiałów zużyjemy podczas przygotowania szkolenia: koszty papieru, koszty atramentu, tonera drukarki laserowej, koszty zaświadczeń. Sumujemy i dzielimy przez liczbę dni szkoleniowych.
• Podatek dochodowy - Zasadniczo jest wartość procentowa podatku (w zależności od sposobu rozliczania z US) pomnożona przez różnicę pomiędzy przychodem (wartość faktury) - suma kosztów odniesiona do jednego dnia szkoleniowego.
• Marża - W dużym uproszczeniu dla usług marża jest naszym zyskiem, czyli różnicą pomiędzy przychodem a sumą kosztów odniesiona do jednego dnia szkoleniowego. Każdy z prowadzących działalność zakłada określony poziom dochodu z prowadzonej działalności i marża powinna być co najmniej równa tej kwocie podzielonej przez liczbę dni szkoleniowych w danym miesiącu.

Z tej charakterystyki wynika, że koszt szkolenia na jedną osobę będzie zależny od liczby osób, które są szkolone w jednym dniu szkoleniowym. W sztuczny sposób zaniżanie wartości szkolenia jednej osoby uzyskuje się kosztem jakości szkolenia poprzez zwiększenie ilości osób w grupie szkolonej przypadającej na jednego prowadzącego w jednym dniu szkoleniowym. Minimalnym kosztem szkolenia odniesioną do jednego osobodnia powinna być kwota.

Przykład:

Szkolenie trwające 4 godziny dziennie, dojazd 100 km w jedną stronę do klienta. Dobrą jakość szkolenia można uzyskać dla 20 osób na jednego prowadzącego. Szkolenie prowadzone w sali szkoleniowej klienta. Koszt leasingu pojazdu: 1000 zł/mies. Firma standardowo prowadzi szkolenia w ciągu 10 dni/mies.

Szkolenie dla:

1. 20 osób – 1 dzień szkoleniowy - koszty ZUS: 1320 złotych / 10 = 132 zł:
• koszty wynajmu biura: 500 zł/ 10 = 50 zł,
• koszty sprzętu szkoleniowego: 3600 zł/ 240 dni używania = 15 zł,
• koszty zużytych materiałów podczas szkolenia: 150 zł,
• koszty dojazdu do klienta: 1000 zł/ 10 + 14 l* 4,8 + 15 zł koszty eksploatacyjne i OC/AC w każdym dniu szkoleniowym = 182 zł,
• koszty wykładowcy / instruktora - 8 h x 40 zł/h = 320 zł,
• koszty pracownicze wytworzenia dokumentacji szkolenia: 1 h x 25 zł = 25 zł,
• koszty materiałowe dokumentacji szkolenia: 10 zł,
• marża: 1000 zł - bardzo duża,
• podatek dochodowy: 180 zł.

Kwota na fakturze za szkolenie: 2064 zł. Koszt jednostkowy: 103,2 zł, marża: 0 zł - brak - próg rentowności, podatek dochodowy: 0 zł.

Kwota na fakturze za szkolenie: 884 zł. Koszt jednostkowy: 44,2 zł.

Zatem wszystkie szkolenia poniżej 44,2 zł za osobę są szkoleniami poniżej zwrotu kosztów.

2. 120 osób – 2 prowadzących - 3 dni:
• koszty ZUS: (1320/10)*3 = 396,
• koszty wynajmu biura: (500/10)*3 = 150,
• koszty sprzętu szkoleniowego: (4800 zł/ 240 dni używania)*3 = 60 zł,
• koszty zużytych materiałów podczas szkolenia: 200 zł*3 = 600 zł,
• koszty dojazdu do klienta: (1000 zł/ 10 + 14 l* 4,8 + 15 zł koszty eksploatacyjne i OC/AC w każdym dniu szkoleniowym)* = 546 zł,
• koszty wykładowcy / instruktora: 24 h*40 zł/h = 960 zł,
• koszty pracownicze wytworzenia dokumentacji szkolenia: 3h *25 zł = 75 zł,
• koszty materiałowe dokumentacji szkolenia: 50 zł,
• marża: 0zł - próg rentowności,
• podatek dochodowy: 0 zł.

Wartość na fakturze: 2837 zł. Koszt jednostkowy: 23,7 zł/os., marża: 3000 zł - duża marża, podatek dochodowy: 540 zł.

Wartość na fakturze: 6377 zł. Koszt jednostkowy: 53,14 zł/os.

Zatem wszystkie szkolenia poniżej 23,7 zł za osobę są szkoleniami poniżej zwrotu kosztów.

Przy wyborze oferty należy zwracać uwagę na cenę, jednakże zlecanie usług poniżej zwrotu kosztów jest obarczone dużym ryzykiem. Z drugiej strony marża powyżej 1000 zł/dzień szkoleniowy jest marżą dużą i nie ma sensu przepłacać.

Treść

jeżeli w tekście pojawia się wypunktowanie, zaczynamy je tagiem

, zaś kolejne punkty umieszczamy pomiędzy tagami
, po czym zamykam tag

• punkt 1
• punkt 2

koniec wypunktowania

Opracował:
Imię i nazwisko autora
Firma